النظام الداخلي للمركز
تقديم عام
طبقا للقانون الأساسي لجمعية “المركز المغربي لتأهيل التعاونيات”، تم وضع النظام الداخلي للمركز من طرف المكتب الاداري والمكتب المسير للجمعية، ويفرض احترامه من طرف جميع الأعضاء والعاملين والمنخرطين والمتطوعين بالجمعية.
الباب الاول: أهداف ووسائل وأنشطة الجمعية – تكوين الجمعية – الانخراط – فقدان العضوية
المادة 1: أهداف الجمعية
تمارس الجمعية نشاطها في نطاق الأهداف المسطرة في القانون الاساسي للجمعية، لمدة غير محدودة وعلى امتداد سائر التراب الوطني.
المادة 2: وسائل الجمعية
تستعمل الجمعية للتعريف بأنشطتها وتحقيق أهدافها كل الوسائل القانونية وأدوات الاعلام والتواصل المتاحة، ونذكر من بينها:
- خلق منصة إلكترونية توفر كل المعلومات التي تخص التعاونيات المغربية.
- تجهيز قاعة لتنظيم الدورات التكوينية مع عقد شراكات مع عدة مراكز تكوين أخرى من كل المدن المغربية.
- استقطاب العديد من الأطر والخبراء من تخصصات متنوعة ذات صلة باهتمامات التعاونيات.
- تنظيم تظاهرات، دورات تكوينية ومعارض لفائدة التعاونيات.
- إبرام اتفاقيات تعاون وشراكات مع الهيئات الوطنية والأجنبية التي لها اهتمامات وأهداف مشتركة.
المادة 3: أنشطة الجمعية
تتنوع الانشطة بتنوع مقتضيات ومتطلبات التعاونيات المغربية بكل القطاعات… ونذكر من بينها:
- تقديم الاستشارات للتعاونيات أو المهتمين بإنشاء تعاونيات ومواكبتهم.
- تنظيم دورات تكوينية بمقر المركز ومع شركائنا وأخرى عن بعد.
- تغطية ومتابعة أهم التظاهرات والمعارض المنظمة جهوية وطنيا.
- تنظيم تظاهرات لفائدة التعاونيات محليا، جهويا ووطنيا.
- المساعدة في الحصول على دعم لمشاريع التعاونيات.
- إنجاز مشاريع من شأنها الرفع بالتعاونيات والاقتصاد الاجتماعي والتضامني بشكل عام.
المادة 4: تكوين الجمعية
تتكون الجمعية من أعضاء مؤسسين، أعضاء فاعلين، أعضاء مشاركين وأعضاء شرفيين:
العضو المؤسس: هو كل شخص ساهم أو ساعد في إخراج فكرة تأسيس الجمعية إلى الوجود، تنطبق عليه واجبات وحقوق العضو الفاعل، وبصفته عضوًا مؤسسًا فهو مرتبط بالجمعية مدى الحياة، ولا يفقد هذه الصفة الا في إحدى الحالات التالية:
- الوفاة.
- الاستقالة.
- الاقالة بإجماع أعضاء المكتب التنفيذي وتزكية أغلبية الاعضاء المؤسسين.
العضو الفاعل: هو كل عضو مشارك مرت سنة كاملة من تاريخ انخراطه بالجمعية أو منحت له هذه الصفة من طرف المكتب التنفيذي.
تخول له هذه الصفة حق التصويت وحق الترشح شريطة الا يقل سنه عن 81 سنة. ويسقط عنه هذا الحق في حالة: تقلده المسؤولية في إحدى الهيئات السياسية أو الحزبية ويصبح بموجب هذا الامر عضوا شرفيا.
العضو المشارك: هو كل من انخرط بعد التأسيس واستوفى الشروط التالية:
ملء طلب الانخراط في الجمعية واستمارة معلومات شخصية، والمصادقة على القانون الاساسي والنظام الداخلي.
عدم الانتماء إلى تنظيم محظور، وفي حالة الانتماء لتنظيم مرخص له يجب على طالب الانخراط التصريح بذلك في طلبه.
تأدية واجب الانخراط السنوي (المحدد في 200 درهم بالنسبة للطلبة والباحثين 300 درهم لممثلي التعاونيات و500 درهم بالنسبة للخبراء والمقاولين والعاملين).
يصبح طالب الانخراط عضوًا في الجمعية الا بعد موافقة المكتب المسير.
لا يتمتع بحق التصويت والترشيح حتى يحصل على صفة عضو فاعل.
العضو الشرفي: هو كل عضو لا يسمح له قانون الجمعية بحمل صفة عضو مشارك أو عضو فاعل. وتمنح هذه الصفة أيضا لكل من قدم للجمعية خدمات جليلة.
يحق للعضو الشرفي المشاركة في أنشطة الجمعية، حضور الجموع العامة وكذا اجتماعات اللجنة التي يشارك في أشغالها، غير أن هذه الصفة لا تخول له الحق في الترشح أو التصويت، كما أنه لا يؤدي واجب الانخراط.
المادة 5: الانخراط
– يعتبر الانخراط في “المركز المغربي لتأهيل التعاونيات” حقا لكل شخص ذاتي أو معنوي مؤهل يتمتع بكامل حقوقه المدنية وقادر على تحقيق أهداف الجمعية، شريطة :
- التقدم بطلب الانخراط لمكتب الجمعية.
- الموافقة على مضامين القانون الاساسي والنظام الداخلي والالتزام بهما.
- تأدية واجب الانخراط السنوي الذي يحدد مبلغه الجمع العام.
- موافقة مكتب الجمعية بقبول أو رفض الانخراط نهائيا.
- لا يصبح الانخراط فعليا حتى تتم موافقة مكتب الجمعية بقبول أو رفض الانخراط نهائيا.
ويصبح الانخراط فعليا بعد أداء واجبه، ويخول له الحق في الاستفادة من الخدمات التي تقدمها الجمعية.
يتم أداء واجب الانخراط السنوي ابتداء من فاتح يناير من كل سنة، مباشرة للأمين المال (أمين المال) أو لنائبه مقابل وصل، وتسلم بطاقة العضوية لكل منخرط في الجمعية أدى واجب الانخراط السنوي.
يتعين على كل المنخرطين والمتطوعين تجديد انخراطهم كل سنة، ويترتب عن عدم تجديده تجميد عضوية المعنيين بالأمر طبقا للقانون الاساسي للجمعية. ×
المادة 6: فقدان العضوية
يمكن لكل عضو الاستقالة من الجمعية بطلب خطي يقدم للرئيس، كما يحق للمجلس الاداري للجمعية، بقرار يتخذه بنسبة ثالثة أرباع مجموع أعضاءه، سحب العضوية من كل عضو اقترف ما يعيق سير الجمعية أو يسيء لسمعتها أو يضر بمصلحتها، وذلك بعد الاستماع للمعني بالأمر.
لا يمكن فصل أي عضو مؤسس إلا بعد تزكية أغلبية الاعضاء المؤسسين.
في حالة تقلد أحد أعضاء مكتب الجمعية المسؤولية في أحد الاحزاب أو الهيئات السياسية، تسقط عنه صفة العضوية داخل المكتب ويفقد حقه في الترشح والتصويت في الجموع العامة دون فقدان عضويته الشرفية.
الباب الثاني: حقوق العضو – واجبات العضو
المادة 7: حقوق العضو
– حقوق العضو المنخرط/المتطوع :
لكل شخص الحق في الانخراط بالجمعية، ويتم ذلك عبر تقديم طلب للمكتب المسير، وتأديته واجب الانخراط السنوي، والموافقة على مضامين القانون الاساسي والنظام الداخلي للجمعية والالتزام بهما:
- الحصول على بطاقة عضوية الجمعية.
- الاستفادة من أنشطة الجمعية.
- التوصل بجدول مواعيد الانشطة والاجتماعات إضافة إلى تقارير اجتماعات اللجنة أو الخلية التي يعمل بها.
- تقديم الاقتراحات والافكار ومناقشتها.
- حضور اجتماعات اللجان التي لا ينتمي إليها بإذن الرئيس للمركز، باستثناء أعضاء مكتب الجمعية الذين يحق لهم حضور كل الاجتماعات
- التصويت والترشيح في الجموع العامة بعد حصوله على صفة فاعل.
- ترأس الحملات والمشاريع وذلك بعد مصادقة المكتب المسير للجمعية.
المادة 8: واجبات العضو
واجبات العضو المنخرط/المتطوع:
- الالتزام بالأخلاق والآداب الاسلامية والتقاليد المغربية داخل الجمعية.
- أداء واجب الانخراط أو الاشتراك السنوي (المحدد في 200 درهم بالنسبة للطلبة والباحثين 300 درهم لممثلي التعاونيات و500 درهم بالنسبة للخبراء والمقاولين والعاملين).
- الحرص على إشاعة روح الاخوة والتعاون بين أعضاء الجمعية ولجانها أو نواديها.
- الالتزام بمبدأ التشاور وعدم اتخاذ أي قرار بشكل فردي داخل الجمعية دون الرجوع إلى المسؤولين.
- عدم القيام بأي نشاط باسم الجمعية دون موافقة مكتوبة مسبقة من مكتب الجمعية.
- الانضباط فيما تم تقريره وتسطيره من طرف لجان أو نوادي الجمعية.
- احترام باقي أعضاء الجمعية واللجان.
- التصريح لدى المكتب في حالة تقلده منصب مسؤولية في حزب أو هيئة سياسية أو عقائدية بعد انخراطه.
- الامتناع كليًا عن استغلال فضاء الجمعية للترويج لانتماءاته الشخصية.
- مراعاة حرمة المقر.
يتعين على كل مشترك بالجمعية احترام جميع بنود القانون الاساسي والنظام الداخلي للجمعية، وفي حالة الاخلال بأحدها، فإن الادارة كافة الصالحيات لتوقيف وإلغاء اشتراك كل من يساهم في خرق هذا القانون.
لا يسمح بالتدخين في جميع مرافق الجمعية، كما لا يسمح بالتجمع عند مدخل الجمعية احتراما للداخل إليها والخارج منها.
على كل مشارك ومشاركة أن يحترموا أوقات الدخول والخروج المعلن عنها في جدول استعملا الزمن، وكما تقفل أبواب الجمعية خللا الاعياد الدينية والوطنية، ويعتبر شهر غشت وشتنبر بمثابة العطلة السنوية الخاصة بالجمعية
ضرورة سيادة جو من الاحترام والانضباط والمسؤولية اتجاه إدارة الجمعية وأعضائها ومؤطريها وجميع المشاركين فيها، وفي حالة حدوث أي مشكل أو نزاع يتم عرضه عاجلا على أنظار المكتب الاداري للجمعية الذي يحظى بكافة الصالحيات الادارية للبث فيه، ويتم الاعلان عن قراراته على سبورة الاعلانات المتواجدة بالجمعية.
على كل مشارك ومشاركة أن يساهم في الحفاظ على نظافة الجمعية (القاعات وغيرها…)، كما يلزم الحفاظ على سالمة جميع التجهيزات والمعدات الخاصة بالجمعية.
على كل مشارك ومشاركة أن يتابع ما يصدر من إعلانات ومذكرات إدارية نظرا لأهميتها القصوى، وأن يساهم مع إدارة الجمعية واللجان بملاحظاته واقتراحاته.
الباب الثالث: اجتماعات الجمع العام – اختصاصات الجمع العام
المادة 9: اجتماعات الجمع العام
يعقد الجمع العام بصفة عادية كل سنة وبصفة غير عادية (دورة استثنائية) بطلب من الرئيس للمركز وبطلب ثلثي أعضاء المكتب المسير، وتوجه الدعوات قبل 15 يوما من تاريخ انعقاده
لا تصح مداولات الجمع العام الا باكتماله النصاب القانوني المحدد في النصف +1 بالنسبة للمنخرطين والمتطوعين وأعضاء المكتب.
في حالة لم يتوفر النصاب في الجمع العام تتم الدعوة إلى جلسة ثانية 7 أيام بعد الجلسة الاولى وتكون آنذاك قانونية بمن حضر فيها.
يكون التصويت أثناء الجمع العام ولا يصح التصويت بالتوكيل أو بالمراسلة.
يتخذ الجمع العام قراراته بالأغلبية المطلقة أعضائه الحاضرين وفي حالة رفض القرار تعطى للمكتب فرصة أخرى لشرحه وإقناع أعضائه للمرة الثانية، وإذا رفض للمرة الثانية يعتبر الغيا، ويعد المكتب قرار آخر يراعي فيه رغبة أعضاء الجمع العام.
يعرض المكتب المسير للجمعية كل سنة التقريرين الادبي والمالي والمشاريع الجديدة على الجمع العام قصد المصادقة عليها.
ينعقد الجمع العام الاستثنائي بقرار من المكتب المسير للجمعية أو على إثر طلب يتقدم به ثلثي الاعضاء تذكر فيه دوافع عقده إلى المكتب المسير للجمعية الذي يجب عليه تحديد تاريخ انعقاده داخل أجل لا يتعدى 15 يوما من تاريخ التوصل بالطلب
يصح انعقاد الجمع العام الاستثنائي بحضور ثلثي الاعضاء الفاعلين في الدورة الاولى وبحضور نصف الاعضاء الفاعلين في الدورة الثانية على الا يفصل بينهما أكثر من شهر واحد، ويختص بما يلي:
تعديل القانون الاساسي والنظام الداخلي للجمعية.
إقالة عضو أو أكثر من المكتب المسير.
انتخاب لجنة مؤقتة في حالة إقالة أو استقالة المكتب المسير للقيام بتدبير شؤون الجمعية خللا الفترة المتبقية من مدة انتداب المكتب المقال أو المستقيل.
انتخاب أعضاء لملا المناصب الشاغرة (الفارغة) بالمكتب في حالة قرار الاقالة أو الاستقالة.
وتتخذ القرارات في الجمع العام الاستثنائي بأغلبية الثلثين أو بأغلبية الحاضرين.
المادة 10: جدول أعملا الجمع العام
من اختصاصات الجمع العام، ما يلي:
- انتخاب أعضاء المكتب المسير كل حسب مهامه، وفق آلية يتم تحديدها في الجمع العام.
- المصادقة على التقريرين الادبي والمالي للجمعيـة بعد المناقشة.
- عرض البرنامج والمشاريع الجديدة على الجمع العام قصد المصادقة عليها المصادقة على القانون الاساسي والحق في تعديله ومراجعته.
- تلقي طلبات الاستقالة المقدمة من طرف أعضاء المكتب الاداري والبث فيها.
- الحق في حل الجمعية وإدماجها في جمعية تتقاسم معها نفس الاهداف.
- اتخاذ القرارات في شأن توصيات المكتب المسير.
- عرض النظام الداخلي على الجمع العام للمناقشة والمصادقة عليه.
- ينتخب منسق ومقرر المجلس الاداري ونائبيهما.
الباب الرابع: تسيير الجمعية – اجتماعات مكتب الجمعية.
المادة 11: تسيير الجمعية
يسير الجمعية مكتب مكون من 5 أعضاء على الاقل أو 88 عضوا على الاكثر، ينتخبهم الجمع العام مرة كل ثالثة سنوات:
يعتبر مكتب الجمعية الجهاز التنفيذي وله الحق في أن يتخذ القرارات التي من شأنها تسهيل تنفيذ مهامه.
يمكن إعادة هيكلة مكتب الجمعية بالزيادة في أعضائه أو تعويض من غاب منهم في إطار الجمع العام.
يبدأ المكتب مهامه إثر انتخاب أعضائه ويستمر في أداء مهامه بشكل عادي ولو انتهت مدة انتدابه إلى حين انتخاب مكتب جديد
يقوم المكتب المسير للجمعية في إطار الاختصاصات الموكلة إليه بموجب القانون الاساسي للجمعية بإعداد خطة أو برنامج عمله السنوي
يتكون المكتب المسير للجمعية من الاعضاء حسب الترتيب التالي: الرئيس – نائب الرئيس – الكاتب العام – نائب الكاتب العام –أمين الملا – نائب أمين الملا – مستشارين.
المادة 12: اجتماعات مكتب الجمعية
يجتمع أعضاء المسير للجمعية مرة كل شهر بصفة عادية أو أكثر كلما دعت الضرورة إلى ذلك، كما يمكن له عقد اجتماعات استثنائية بدعوة من الرئيس أو من ثلثي أعضاء المكتب المسير، وفق جدول أعملا محدد، يتم تبليغه لجميع الاعضاء.
يتخذ المكتب المسير للجمعية قراراته بأغلبية أعضائه الحاضرين، وفي حالة تعادل الاصوات يرجح الجانب الذي ينتمي إليه الرئيس أو من ينوب عنه.
كل متغيب عن اجتماعات المكتب المسير للجمعية الرسمية بدون عذر مقبول، أكثر من ثالث مرات متتالية أو ست مرات متفرقة يعتبر بحكم القانون مستقيلا من مكتب الجمعية.
كل غياب يجب أن يكون مرفوق بتوضيح خطي أو بجواب كافي عن أسباب ودواعي الغياب
كما لا يحق ألي عضو التحق متأخرا عن الاجتماع أن يستفسر عن النقط السابقة حتى ينتهي الاجتماع
المادة 13: أمور تنظيمية باجتماعات المكتب
لا تعتبر اجتماعات المكتب المسير للجمعية قانونية الا بحضور الأغلية المطلقة لأعضائه بما في ذلك الرئيس أو نائبه، وفي حالة عدم توفر هذا النصاب، يعقد اجتماع الحق في اليوم السابع الموالي للتاريخ المحدد لانعقاد الاجتماع الاول مهما كان عدد الاعضاء الحاضرين، وتتخذ قراراته بأغلبية الاعضاء الحاضرين
في بداية كل اجتماع يتم التذكير بما نوقش في الاجتماع السابق
لا يحق ألي شخص لا ينتمي إلى المكتب المسير أن يحضر اجتماعاته، الا إذا استدعي من طرف المكتب أو تم قبوله بطلب منه إذا دعت الضرورة إلى ذلك في إطار الحفاظ على مصالح الجمعية وأهدافها.
يتم المصادقة على محضر الاجتماعات عقب كل جلسة مع التذكير بالاجتماع اللاحق
لا يحق ألي عضو أن يروج أو يفشي بما نوقش في الاجتماعات حفاظا على نجاح الجمعية في تحقيق أهدافها.
تمنع النقاشات الثنائية أو البعيدة عن جدول الأعمال أو تلك المنافية ألهداف الجمعية.
المادة 14: استقالة أعضاء المكتب
تقدم الاستقالة الفردية إلى الرئيس للمركز بواسطة رسالة خطية من طرف العضو المعني بالاستقالة معللة بالأسباب الداعية إلى ذلك.
ترفع الاستقالة الجماعية موقعة من طرف الاغلية المطلقة لأعضاء مكتب الجمعية إلى الجمع العام الاستثنائي، إذا تعلق الامر باستقالة جماعية قبل انتهاء مدة انتداب مكتب الجمعية، يحدد جدول أعماله في مناقشة هذه الاستقالة وانتخاب مكتب جديد.
وفي حالة شغور (فراغ) على الاقل نصف مناصب مكتب الجمعية، ألي سبب من الاسباب، يعتبر هؤلاء الاعضاء مستقلين بحكم القانون، وتتم الدعوة إلى عقد جمع عام استثنائي، بعد مرور شهر على شغور آخر منصب من المناصب السالفة الذكر، الانتخاب أعضاء جدد لملء ذلك المنصب الشاغر.
المادة 15: دراسة نازلة فقدان العضوية
في حالة حدوث سبب من الاسباب الموجبة لفقدان العضوية، يتعين دراسة النازلة في أول اجتماع لمكتب الجمعية، وإذا اتضح أن الأمر خطير، يطلب من العضو الإدلاء كتابة بتوضيحات في الموضوع داخل أجل معين، وتعتبر عدم إجابته بمثابة إقرار بالأفعال المنسوبة إليه.
الباب الخامس: التحضير للانتخابات
يتولى المكتب المسير للجمعية القيام بكافة الاجراءات التحضيرية للجمع العام العادي أو الاستثنائي للجمعية، وذلك كما جاء في بنود القانون الاساسي للجمعية.
الباب السادس: تكوين اللجان – اختصاصات لجان الجمعية
المادة 17: تكوين اللجان
يستعين المكتب المسير للجمعية في أداء المهام الموكلة إليه بموجب القانون الاساسي للجمعية بلجان فرعية دائمة أو مؤقتة:
تتكون اللجان الدائمة من:
- لجنة الاستشارة والتكوين.
- لجنة التأطير والمواكبة.
- لجنة الاعلام والاتصال والعالقات العامة.
- لجنة الشراكات والعلاقات الدولية.
- لجنة الدراسة والأبحاث.
ويشرف على تسيير كل لجنة من اللجان المذكورة عضو من مكتب الجمعية، يساعده في ذلك فاعلون آخرون، يتم اختيارهم من قبل مكتب الجمعية من بين أعضاءها المهتمين بأحد مجالات اختصاص اللجان السالفة الذكر
ويجوز إحداث لجان مؤقتة موازية تعنى بأنشطة مكتب الجمعية المحددة في الزمن، ينتهي عملها بانتهاء النشاط المحدثة من أجله.
يتعين على رؤساء اللجان تقديم تقارير عن كل اجتماعات وأنشطة اللجان التي يشرفون عليها، ولا يمكن لهم اتخاذ أي قرار تنفيذي الا بأمر أو بتفويض من مكتب الجمعية.
المادة 18: اجتماعات اللجان
تجتمع كل لجنة بطلب من رئيسها أو من مكتب الجمعية، وتعرض نتائج أعمالها وجوبا على مكتب الجمعية للبث فيها والمصادقة عليها
المادة 19: اختصاصات اللجان
تحدد اختصاصات اللجان الدائمة المنصوص عليها في المادة (18) أعاله على النحو التالي:
لجنة الاستشارة والتكوين، وتعنى بما يلي:
- تقديم الاستشارات للتعاونيات المنخرطة أو الراغبين في انشاء التعاونيات.
- تنظيم دورات التكوينية والتنسيق مع الأطر والشركاء في التنظيم.
لجنة التأطير والمواكبة: وتعنى بما يلي:
- تأطير أعضاء التعاونيات المنخرطة.
- إعداد خطة عمل للتعاونيات المنخرطة.
- مواكبة مشاريع التعاونيات المنخرطة.
لجنة الإعلام والاتصال والعالقات العامة: وتعنى بما يلي:
- متابعة كل الأنشطة المحلية والوطنية التي تهم الجمعية.
- تغطية مشاركات المركز والتعاونيات المنخرطة في المعارض والتظاهرات.
- تصوير روبورطاجات ولقاءات مع التعاونيات والخبراء المنخرطين بالمركز.
- السهر على إعداد نشرات الاتصال وتحديد موادها ونشرها.
- ربط أواصر الاتصال بالإدارات والجمعيات في إطار تبادل الخبرات والخدمات.
لجنة الشراكات والعلاقات الدولية: وتعنى بما يلي:
- تتبع ودراسة والاتفاقيات والشراكات التي تهم المركز.
- البحث عن شركاء في مجال الاقتصاد الاجتماعي والتضامني.
- البحث عن داعمين لمشاريع المركز.
لجنة الدراسة والأبحاث: وتعنى بما يلي:
- استقطاب الطلبة الباحثين في مجال الاقتصاد الاجتماعي والتضامني.
- اعداد مكتبة لأرشيف الأبحاث المنجزة.
- مساعدة الطلبة الباحثين للوصول للمعلومة.
- متابعة آخر الاحصائيات التي تعلن بشكل رسمي من الجهات المعنية.
الباب السابع: مقتضيات المالية – مقتضيات عامة
المادة 20: مقتضيات المالية
للجمعية وحدها حق الامتلاك والتصرف في الأموال الثابتة أو المنقولة واستثمارها قصد ضمان سيرها وتحقيق الاهداف التي تأسست من أجلها.
تتكون مصاريف الجمعية من: مصاريف الادارة والتسيير والكراء، واقتناء التجهيزات والمعدات والوسائل الضرورية لضمان السير العادي للجمعية، والتنقل والماء والكهرباء والهاتف والانترنيت… كما تقوم بتموين الأنشطة التنموية والاجتماعية… وعموما تسديد كل مصاريف الانشطة المطابقة لأهداف الجمعية.
تلتزم الجمعية بأداء مساهماتها في المشاريع الخاصة أو المشتركة مع الشركاء حسب الاتفاقيات والشراكات التي تدخل في إطار وسائل الجمعية.
المادة 21: مقتضيات عامة
يحق للمكتب المسير أن يبث في كل المسائل التي لم يرد ذكرها في هذا النظام الداخلي بتنسيق وتشاور مع جميع الاعضاء.
المادة 22: الملفات الإدارية والمالية
تتوفر الجمعية على أرشيف فيه نوعين من الملفات “الملفات الادارية” و”الملفات المالية”، وهي كالاتي:
الملفات الادارية:
الملف القانوني _ ملف الأعضاء _ ملف المستخدمين _ ملف مجلس الإدارة _ ملف المراسلات _ ملف الممتلكات _ ملف الجمع العام _ ملف المشاريع _ ملف التقارير _ ملف اللجان.
الملفات المالية:
- ملف الوثائق المحاسبية (المداخيل والمصاريف)
- ملف السجل اليومي للصندوق
- ملف الوضعيات المالية وميزانية المقابلة
- ملف سجلات المحاسبة
- ملف الكشوفات البنكية.
المادة 23:
تتولى الكتابة العامة بالجمعية بإصدار جميع البالغات والإعلانات والنشرات والملصقات الصادرة عن مكتب الجمعية بعد توقيعها من طرف الرئيس أو من ينوب عنه
المادة24:
يقوم أمين المال أو نائبه باطلاع أعضاء الجمعية، بواسطة تقرير دوري على الوضعية المالية للجمعية كل أربعة أشهر.